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Frais engagés par les bénévoles

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Frais engagés par les bénévoles d’une association : quelle fiscalité ?
– https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1132
– https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F34246
– Article 200 – Code général des impôts
– Article 83 – Code général des impôts
– Article 6B de l’annexe IV au Code général des impôts
– Frais de déplacement des bénévoles à déclarer
– Fiche pratique relative aux frais des bénévoles
– Guide des frais de mission des fonctionnaires (2019)
– https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000048092179

Règle générale applicable aux activités AR-18

Un bénévole qui règle lui-même des frais pour le compte de l’association pour laquelle il œuvre (activité SNU, participation à différentes réunions dont rallyes citoyens et trinôme académique, achat de matériel, péages, essence,…) peut bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu.

Pour en bénéficier, les 2 conditions suivantes doivent être réunies :

  • Le bénévole doit agir gratuitement et intervenir pour le compte de l’association.
    Ainsi le bénévole doit participer, sans contre-partie, ni aucune rémunération, en espèce ou en nature, à l’animation ou au fonctionnement de l’association.
  • L’association pour laquelle il œuvre doit être d’intérêt général.

En pratique, les déplacements suivants faisant l’objet d’un abandon de frais peuvent être pris en compte dans la déclaration de revenus :

  • Trajets domicile – lieu de bénévolat, à raison d’un aller-retour par jour
  • Déplacements domicile – lieux des événements organisés par et/ou au profit de l’association
  • Déplacements lointains en tant que bénévole occasionnant des frais de déplacement (transport, hébergement, repas)

Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l’objet de la dépense ou du déplacement (Quoi – Pourquoi – Ou – Qui – Avec Qui – Comment – …).

L’abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration écrite de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d’une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais telle que :  « Je soussigné (nom et prénom du bénévole) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ».

L’association doit en conséquence conserver, dans sa comptabilité, les pièces suivantes :

  • Déclaration de renonciation au remboursement de ses frais par le bénévole : « Je certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus, engagés dans le cadre de mon activité bénévole, et les laisser à l’association AR-18 en tant que don ».
  • Justificatifs des frais (billets de train, factures, notes de péage, détail du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel, etc.) « Dans le cadre de la dématérialisation des dossiers, les originaux sont à conserver par le bénévole pour être tenus à la disposition de l’administration fiscale, seule une copie numérique est exigée ».

Utilisation d’un véhicule personnel ou d’un transport en commun.

Si le bénévole ne peut pas justifier vos dépenses liées à l’utilisation de votre véhicule personnel pour l’activité associative, les frais sont désormais évalués en fonction du barème kilométrique applicable aux déplacements professionnels des salariés.
Ainsi, le barème spécifique applicable aux bénévoles et utilisé jusqu’alors est abandonné.

Pour un véhicule automobile : Évolution : À compter du 1er janvier 2022, les bénévoles utilisant leurs véhicules personnels peuvent évaluer leurs frais de déplacement à partir du barème kilométrique applicable aux salariés d’entreprise imposés aux frais réels.
Un amendement à la loi de finances rectificative pour 2022, a conduit à modifier l’article 200 du code général des impôts. Le 1 de l’article 200 est complété par un alinéa ainsi rédigé :
« Ouvrent également droit à la réduction d’impôt les frais engagés dans le cadre d’une activité bénévole et en vue strictement de la réalisation de l’objet social d’un organisme mentionné aux a à g, lorsque ces frais, dûment justifiés, ont été constatés dans les comptes de l’organisme et que le contribuable a renoncé expressément à leur remboursement. Les frais de déplacement en véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto dont le contribuable est propriétaire peuvent être évalués sur le fondement du barème forfaitaire prévu au huitième alinéa du 3° de l’article 83 « .

Ce barème forfaitaire est censé couvrir la dépréciation effective annuelle du véhicule, les intérêts d’emprunt contracté pour l’achat du véhicule, les frais d’usage (frais de carburant, de garage, de stationnement, d’assurance, d’achat de casques et protections, de pneumatiques), les frais de péage d’autoroutes, les frais d’entretien et de réparations.

Le taux du remboursement maximum des frais de déplacement, de repas et d’hébergement, incluant le petit-déjeuner, sont fixés comme suit :

Modèles de déclaration de frais (Don) :
– Version texte :
IHEDN-AR-18_Declaration-de-frais_Don-Annexe-4_Mod-2023.docx
– Version pdf :
IHEDN-AR-18_Declaration-de-frais_Don-Annexe-4_Mod-2023.pdf

Modalités de Délivrance des reçus fiscaux 2023 (procédure)

Montant de la réduction d’impôt.
La réduction d’impôt est de 66 % du montant des dons. La réduction s’applique dans la limite de 20 % du revenu imposable.

Cas particulier d’un bénévole non imposable : « Remboursement de frais réels engagés dans le cadre d’une activité bénévole » et faisant l’objet d’une autorisation qui doit être validée par le Président (montant inférieur à 100 €) ou par le bureau réduit [Président, Secrétaire général, Trésorier et Vice-Président du comité du bénévole] pour les montants supérieurs) et dans la limite des crédits budgétisés (200 € en 2022). Cette décision a un impact non négligeable sur le résultat financier à venir. En effet, cette créance est une charge pour l’AR-18 et sera subordonné à la production du « Formulaire Frais réels », de l’attestation fiscale de non-imposition à l’impôt sur le revenu et de l’original des justificatifs. L’indemnité kilométrique sera adoptée si elle est inférieure au montant de la facture de carburant. © CoDir du 06/11/2021

Bénévole non imposable

Nota. Dans le cas où le montant de la réduction d’impôt est supérieur au montant de l’impôt, il ne peut y avoir de remboursement de la différence par les services fiscaux.

Activités AR-18 validées par le CoDir

Exceptionnellement, l’association peut envisager un remboursement des frais engagés par un bénévole.

  • L’activité susceptible d’être prise en compte doit faire l’objet d’une programmation et être présentée et validée par un CoDir (en présentiel ou par échange de courriels).
  • Comme pour les demandes d’allocations DMCA, un budget prévisionnel doit être présenté. L’activité retenue étant inscrite au plan des activités de l’année A+1 afin d’être consignée au budget et financée.
  • Toute participation à une activité non validée le CoDir sera considérée comme relevant d’une démarche personnelle et ne fera l’objet d’aucun remboursement.
  • Le CoDir pourra par contre considérer que l’activité en cause est valorisante pour l’association et autoriser la transformation de la demande remboursement de frais en demande d’abandon de frais en vue d’obtenir un reçu fiscal et obtenir une réduction d’impôt.

Modèles de déclaration de frais (Réels) :
– Version texte :
IHEDN-AR-18_Déclaration de frais_Réels_Annexe-5_Mod-2023.docx
– Version pdf :
IHEDN-AR-18_Déclaration de frais_Réels_Annexe-5_Mod-2023.pdf

Documentation de base :
– 2021-05-27_Lettre_N° 2021-010676 de DCNJ à Union-IHEDN_Convention_N°20210603