Frais engagés par les bénévoles

Frais engagés par les bénévoles d’une association : quelle fiscalité ?
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1132
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F34246
Frais de déplacement des bénévoles à déclarer
Fiche pratique relative aux frais des bénévoles
Guide des frais de mission des fonctionnaires (2019)

Règle générale applicable aux activités AR-18

Un bénévole qui règle lui-même des frais pour le compte de l’association pour laquelle il œuvre (activité SNU, participation à différentes réunions dont rallyes citoyens et trinôme académique, achat de matériel, péages, essence,…) peut bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu.

Pour en bénéficier, les 2 conditions suivantes doivent être réunies :

  • Le bénévole doit agir gratuitement et intervenir pour le compte de l’association.
    Ainsi le bénévole doit participer, sans contre-partie, ni aucune rémunération, en espèce ou en nature, à l’animation ou au fonctionnement de l’association.
  • L’association pour laquelle il œuvre doit être d’intérêt général.

En pratique, les déplacements suivants faisant l’objet d’un abandon de frais peuvent être pris en compte dans la déclaration de revenus :

  • Trajets domicile – lieu de bénévolat, à raison d’un aller-retour par jour
  • Déplacements domicile – lieux des événements organisés par et/ou au profit de l’association
  • Déplacements lointains en tant que bénévole occasionnant des frais de déplacement (transport, hébergement, repas)

Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l’objet de la dépense ou du déplacement (Quoi – Pourquoi – Ou – Qui – Avec Qui – Comment – …).

L’abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration écrite de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d’une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais telle que :  « Je soussigné (nom et prénom du bénévole) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ».

L’association doit en conséquence conserver, dans sa comptabilité, les pièces suivantes :

  • Justificatifs des frais (billets de train, factures, notes de péage, détail du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel, etc.)
  • Déclaration de renonciation au remboursement de ses frais par le bénévole

Utilisation d’un véhicule personnel ou d’un transport en commun.
Si le bénévole ne peut pas justifier ses dépenses liées à l’utilisation de son véhicule personnel ou en cas de l’utilisation d’un transport en commun pour l’activité associative, ses frais sont évalués forfaitairement en fonction d’un barème kilométrique. Celui-ci est spécifique aux bénévoles des associations.
Pour un véhicule automobile :
0,32 € par kilomètre parcouru (en 2020 déclaré en 2021)
– 0,324 € par kilomètre parcouru (en 2021 déclaré en 2022)

© CoDir du 26/03/2022 Le barème kilométrique à utiliser pour le remboursement forfaitaire des frais engagés et abandonnés sous la forme de don à l’association est celui de l’année en cours. Par exemple, en 2022, on utilisera le barème 2021 défini en 2022 par l’administration fiscale.

Le taux du remboursement maximum des frais de déplacement, de repas et d’hébergement, incluant le petit-déjeuner, sont fixés comme suit :

Modèles de déclaration de frais (Don) :
– Version texte : IHEDN-AR18_Déclaration-de-frais_Annexe 4_Don.docx
– Version pdf : IHEDN-AR18_Déclaration-de-frais_Annexe 4_Don.pdf

Montant de la réduction d’impôt.
La réduction d’impôt est de 66 % du montant des dons. La réduction s’applique dans la limite de 20 % du revenu imposable.

Bénévole non imposable

Cas particulier d’un bénévole non imposable : « Remboursement de frais réels engagés dans le cadre d’une activité bénévole » et faisant l’objet d’une autorisation qui doit être validée par le Président (montant inférieur à 100 €) ou par le bureau réduit [Président, Secrétaire général, Trésorier et Vice-Président du comité du bénévole] pour les montants supérieurs) et dans la limite des crédits budgétisés (200 € en 2022). Cette décision a un impact non négligeable sur le résultat financier à venir. En effet, cette créance est une charge pour l’AR-18 et sera subordonné à la production du « Formulaire Frais réels », de l’attestation fiscale de non-imposition à l’impôt sur le revenu et de l’original des justificatifs. L’indemnité kilométrique sera adoptée si elle est inférieure au montant de la facture de carburant. © CoDir du 06/11/2021

Nota. Dans le cas où le montant de la réduction d’impôt est supérieur au montant de l’impôt, il ne peut y avoir de remboursement de la différence par les services fiscaux.

Activités AR-18 validées par le CoDir

Exceptionnellement, l’association peut envisager un remboursement des frais engagés par un bénévole.

  • L’activité susceptible d’être prise en compte doit faire l’objet d’une programmation et être présentée et validée par un CoDir (en présentiel ou par échange de courriels).
  • Comme pour les demandes d’allocations DPMA, un budget prévisionnel doit être présenté. L’activité retenue étant inscrite au plan des activités de l’année A+1 afin d’être consignée au budget et financée.
  • Toute participation à une activité non validée le CoDir sera considérée comme relevant d’une démarche personnelle et ne fera l’objet d’aucun remboursement.
  • Le CoDir pourra par contre considérer que l’activité en cause est valorisante pour l’association et autoriser la transformation de la demande remboursement de frais en demande d’abandon de frais en vue d’obtenir un reçu fiscal et obtenir une réduction d’impôt.

Modèles de déclaration de frais (Réels) :
– Version texte : IHEDN-AR18_Déclaration-de-frais_Annexe 5_Réels.docx
– Version pdf : IHEDN-AR18_Déclaration-de-frais_Annexe 5_Réels.pdf

Documentation de base :
– 2021-05-27_Lettre_N° 2021-010676 de DCNJ à Union-IHEDN_Convention_N°20210603

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