Engagement des dépenses liées aux activités.

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L’association des auditeurs IHEDN Poitou-Charentes [AR-18] est une association reconnue d’intérêt général par la DDFIP de la Vienne (rescrit mécénat du 18/11/2021).

RNA : W863004988 – SIREN : 448 263 913 – AR-18 IHEDN Poitou-Charentes

Dans le cadre du Trinôme académique, l’association reçoit les allocations éligibles à ses activités :

  • L’Union-IHEDN reçoit les dossiers de demandes de subventions et les soutient devant la Commission pour la promotion de l’enseignement de défense (CPEDef).
  • La Direction de la mémoire, de la culture et des archives (DMCA) du ministère des Armées finance les activités éligibles (rallyes citoyens, colloques,…).
  • Les fonds ministériels sont versés à l’AR-18 par l’intermédiaire de l’Union-IHEDN.
  • Un bilan financier annuel est établi et les fonds non utilisés sont reversés à l’Union-IHEDN.
  • L’association n’a pas vocation à passer des contrats ou procéder à des achats. 

En conséquence, la répartition des rôles est la suivante :

  • Ordonnateur : Responsable de l’activité qui apprécie l’opportunité d’une dépense.
  • Comptable : Trésorier de l’association qui vérifie la régularité des opérations décidées par l’ordonnateur et qui paye les dépenses.

Procédures administratives. 

Les bons de commande, les devis et les factures doivent distinguer l’adresse de livraison ou de la prestation de l’adresse de facturation. 

Éléments de rédaction des demandes, par exemple :

Référence : Colloque Inter – Académique des 6 et 7 décembre 2023 à Poitiers 

  • Adresse de facturation : 
  • Association IHEDN Poitou-Charentes 
  • Trésorier Christian CHAUVET – 6 rue du Port – 17340 YVES
  • Tél : 06 25 35 67 12 – Courriel : web2AR18@ihednpoitoucharentes.fr
  • Adresse du responsable de l’engagement des dépenses : 
  • Rectorat de l’académie de Poitiers – 22 rue Guillaume VII leTroubadour – 86 000 POITIERS
  • A l’attention du Claude BUFFETEAU – Inspectrice
  • Tél : 06 24 52 04 14 – Courriel : claude.buffeteau@ac-poitiers.fr
  • Adresse de livraison ou de prestation : 
  • À préciser si différente de celle du responsable de l’engagement des dépenses 
  • Lieu :
  • Responsable :
  • Tél : ___________ – Courriel :  ___________ ___________

Exécution de la commande :

  • Concernant l’émission du bon de commande et du devis, il convient de :
  • Préciser le montant des frais de port à l’adresse de livraison si l’enlèvement par les soins de responsable de l’activité n’est pas envisagé. 
  • Vérifier que le montant global facturé soit égal ou légèrement supérieur au montant de l’allocation soit 4 000 euros.
  • Transmettre une copie par courriel au Trésorier pour validation.
  • Concernant l’émission de la facture, elle doit suivre la livraison ou la prestation :
  • La certification de la facture (en quantité et qualité) est à la charge du responsable de l’engagement de la dépense, donc Claude BUFFETEAU. 
  • Si la facture est payée par un tiers ou un organisme intermédiaire, la demande de remboursement doit préciser QUI a payé ladite facture et la preuve du paiement doit être établie. 
  • La facture électronique doit être communiquée par courriel au Trésorier.
  • Le paiement ou le remboursement des factures par le Trésorier se faisant exclusivement par virement bancaire, ne pas oublier de fournir un RIB/IBAN.
2023-05-27_Engagement-des-depenses-liees-aux-activitesTélécharger

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